La location ideale per meeting e congressi

Sono tre le figure professionali più in voga dei nostri tempi: il blogger, lo youtuber e l’organizzatore di eventi o meglio conosciuto come l’ Event Planner. Di sicuro, riuscire a destreggiarsi nel mondo della pianificazione dei meeting e congressi  più importanti del mondo, è sinonimo di talento e abilità organizzative di grande spicco! Ma è un lavoro che possono fare tutti? Assolutamente no! Organizzare un evento comporta una quantità spropositata di stress e solo le persone capaci di forte self control possono riuscire nell’intento. Ma come si diventa Event Planner? Non esiste un indirizzo specifico universitario, ma sono molto utili stage aziendali o corsi di formazione che insegnano le basi del mestiere. Spesso è proprio una vocazione. Lo scopo dell’organizzatore di eventi è fare in modo che tutto fili liscio come l’olio e che il cliente rimanga soddisfatto del risultato. Per ottenere tutto ciò, bisogna saper fronteggiare i cambi di programma improvvisi, saper coordinare le persone (perchè non si può fare tutto da soli) e soprattutto, trovare la location più adatta!

Come dev’essere la struttura per il tuo evento

Se non siete event planner e non volete avvalervi di questa figura professionale, ma dovete organizzare un evento importante, che riguarda la vostra azienda per esempio, è meglio essere preparati e conoscere a priori ciò che offre il vostro territorio in merito a sale, saloni e strutture adibite all’organizzazione di eventi. I meeting e i congressi, di qualsiasi natura essi siano, con il tempo, hanno acquisito esigenze sempre più forti, su tutti i fronti. La qualità dell’ambiente infatti, è ormai una parte considerevole che contribuisce molto al successo dell’evento stesso! Un luogo esteticamente bello, avvicina di molto la buona riuscita della manifestazione, ma dev’essere anche:

• funzionale
• comodo
• storico/culturale (è un valore aggiunto)
• moderno o all’avanguardia.

Una struttura ideale deve essere in grado di conformarsi all’occasione specifica. Deve possedere più sale, meglio se open space e senza troppi intralci, deve avere l’accesso per i disabili, i bagni possibilmente con il massimo del comfort e funzionali, locali climatizzati, sedute e poltrone curate e comode e ciliegina sulla torta, deve permettere l’accesso anche agli animali, anche se di piccola taglia e al guinzaglio. Sarebbe spiacevole se al vostro cliente più importante, che quella sera non ha nessuno a cui affidare il suo fedele amico, venisse proibito di venire con il suo barboncino.

Location attrezzata

Di solito i meeteng e i congressi richiedono anche un pernottamento per gli invitati provenienti da città limitrofe o da molto più lontano. Per questo motivo è meglio trovare una location che abbia al suo interno anche un servizio alberghiero con camere disponibili o se ciò non fosse possibile, che sia almeno situato in un punto della città, servito dai mezzi pubblici, meglio ancora se vicino ad hotel e alberghi raggiungibili anche a piedi. Una buona location di questi tempi infine, dev’essere super attrezzata in merito a tutto l’aspetto tecnologico! L’impianto luci, meglio se di ultima generazione, deve offrire l’atmosfera giusta per l’occasione. I maxi schermi, l’audio e i microfoni devono essere come minimo efficienti e meglio ancora se si può disporre di Free wi-fi.